БЕЛЗЬКА МІСЬКА РАДА ЛЬВІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

 ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

 

Р І Ш Е Н Н Я

 

27 вересня 2023 року                                 м.Белз                                    №84

 

Про затвердження Інструкції з документування
управлінської інформації в електронній формі
та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну у Белзькій міській раді Львівської області та її виконавчих органах, комунальних підприємствах, установах, організаціях

 

З метою встановлення загальних правил діловодства у Белзькій міській раді Львівської області та її виконавчих органах, відповідно до Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55 “Деякі питання документування управлінської діяльності“, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, керуючись ст. 40 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», виконавчий комітет Белзької міської ради Львівської області,-

ВИРІШИВ:

 

1.Затвердити Інструкцію з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну у Белзькій міській раді Львівської області та її виконавчих органах комунальних підприємствах, установах, організаціях згідно з додатком.

  1. Першому заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючому справами виконавчого комітету, секретарю ради, керівникам відділів та інших структурних підрозділів виконавчих Белзької міської ради Львівської області, комунальних підприємств, установ, організацій забезпечити дотримання вимог та неухильне виконання посадовими особами місцевого самоврядування Інструкції.
  2. Контроль за виконанням рішення покласти на керуючого справами (секретаря) виконавчого комітету Ребрину Л.Я.

                   Міський голова                                            Оксана БЕРЕЗА

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток

до рішення виконавчого комітету

Белзької міської ради Львівської області від 27 вересня 2023 року №84

 

 

ІНСТРУКЦІЯ

з документування управлінської інформації в електронній формі

та організації роботи з електронними документами в діловодстві,

електронного міжвідомчого обміну у Белзькій міській раді Львівської області та її виконавчих органах, комунальних підприємствах,

установах, організаціях

 

 

  1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
  2. Інструкцію з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну у Белзькій міській раді Львівської області та її виконавчих органах, комунальних підприємствах, установах, організаціях (надалі – Інструкція) розроблено відповідно до Конституції України, Законів України “Про статус народного депутата України“, “Про статус депутатів місцевих рад“, постанови Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55 “Деякі питання документування управлінської діяльності“ та наказу Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 “Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях“, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за № 736/27181.
  3. Інструкція визначає:

- загальні правила та порядок проходження електронного документа з моменту його створення або отримання і до моменту відправлення або передавання до архівного підрозділу;

- загальні засади функціонування та використання системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (надалі – система взаємодії);

- оперативний інформаційний обмін з використанням службової електронної пошти.

Інструкція встановлює загальні правила здійснення моніторингу стану виконання управлінських рішень та контрольних документів.

Інструкція поширюється на всі електронні документи, які створюються, відправляються або отримуються Белзькою міською радою Львіської області та її виконавчими органами, комунальними підприємствами, установами, орагніаціями.

Інструкцією не регулюються особливості організації діловодства з документами, які містять інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян, запитами на публічну інформацію.

  1. Основна форма провадження діловодства у Белзькій міській раді Львівської області та її виконавчих є електронна.

Документування управлінської інформації здійснюється в електронній формі із застосуванням кваліфікованого електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки та кваліфікованої електронної позначки часу, крім випадків наявності обгрунтованих підстав для документування управлінської інформації у паперовій формі.

Обгрунтовані підстави:

- документи, які містять інформацію з обмеженим доступом, вимога щодо захисту якої встановлена Законом;

- електронні документи, які не можуть бути застосовані як оригінал згідно з вимогами Закону;

- документи, вимога щодо опрацювання яких у паперовій формі встановлена законодавством.

  1. Загальні засади документування управлінської інформації та особливості ведення діловодства у паперовій формі у Белзькій міській раді Львівської області та її виконавчих органах визначаються Інструкцією з діловодства виконавчому комітеті Белзької міської ради Львівської області, затвердженої рішенням виконавчого комітету від 24.11.2022р №82.

Діловодство у паперовій формі допускається лише для документів, визначених у пункті 3 цієї Інструкції.

  1. До електронних документів, підписаних (погоджених) із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або засвідчених кваліфікованою електронною печаткою, вимагати відтворення візуального підпису або відбитка печатки незалежно від особливостей оформлення документів не допускається.
  2. Проходження у діловодстві Белзької міської ради Львівської області та її виконавчих органах, комунальних підприємств, установ, органіацій одного і того ж документа в електронній та паперовій формі не допускається, лише у разі потреби.
  3. У цій Інструкції терміни вживаються у такому значенні:

1) електронний аудіовізуальний документ – електронний документ, зміст якого представлено у вигляді відеоряду, зображення і/або запису звуку, для фіксування і/або відтворення яких застосовують відповідну апаратуру, на який накладено кваліфікований електронний підпис;

2) бланк електронного документа (бланк) – уніфікована форма електронного документа з відповідними реквізитами та полями постійної і змінної інформації;

3) візуалізація – процес відтворення даних у формі, що є сприйнятною людиною;

4) витяг – засвідчена копія частини тексту електронного документа, який містить певний обсяг інформації або запису реєстру;

5) візування проекту електронного документа (візування) – накладання посадовою особою кваліфікованого електронного підпису на проект електронного документа для засвідчення факту погодження проекту документа;

6) електронний документообіг – обіг (проходження) службових електронних документів з моменту їх створення або отримання до завершення виконання, відправлення, знищення або передавання до архівного підрозділу установи;

7) електронна копія електронного документа – візуальне подання електронного документа в електронній формі без кваліфікованих електронних підписів, якими його було завізовано та/або підписано, відповідність та правовий статус якої засвідчено кваліфікованою електронною печаткою;

8) електронна копія оригіналу паперового документа (фотокопія) – візуальне подання паперового документа в електронній формі, отримане через сканування (фотографування) паперового документа, відповідність оригіналу та правовий статус якого засвідчено кваліфікованою електронною печаткою;

9) електронний внутрішній опис документів справи – окремий обліковий електронний документ, який містить перелік заголовків до текстів електронних документів справи із зазначенням порядкових номерів документів, їх реєстраційних індексів, дат, кількості сторінок та найменування файлів відповідних електронних документів;

10) електронний журнал – окремий реєстр системи електронного документообігу, який містить записи про зареєстровані документи, об’єднані за певною ознакою або групою ознак;

11) електронна резолюція – реквізит, який створений у системі електронного документообігу Белзької міської ради Львівської області та який вноситься до реєстраційно-моніторингової картки (надалі – РМК) електронного документа і нерозривно пов’язаний із нею. Електронна резолюція містить стислий зміст доручення (вказівки) посадової особи щодо його виконання та пов’язаний з нею кваліфікований електронний підпис цієї посадової особи. Електронна резолюція є єдиною допустимою формою реалізації доручень, виданих в електронній формі;

12) головний виконавець – посадова особа, зазначена у резолюції першою, якщо інше не обумовлено;

13) співвиконавець – посадова особа, яка відповідно до резолюції не є головним виконавцем документа, але поставлені завдання належать до її компетенції;

14) уповноважена особа – особа, яка наділена правом вчиняти дії та відповідає згідно із законодавством за наслідки їх вчинення;

15) електронна справа – сукупність файлів електронних документів, які входять до неї, електронного внутрішнього опису та засвідчуваного напису справи;

16) електронний довідник – електронно-довідковий перелік прикладного характеру, у якому зібрано типові набори даних;

17) електронне повідомлення – автоматично або у разі необхідності автоматизовано створена та передана в електронній формі інформація про доставку/отримання/відмову у реєстрації/реєстрацію електронного документа адресатом та інше;

18) індикатори стану виконання документів – визначені критерії етапів проходження документів з метою їх моніторингу;

19) строк – певний період у часі, зі спливом якого пов’язана дія або подія, яка має значення для процесу моніторингу;

20) термін – певний момент у часі, з настанням якого пов’язана дія або подія, яка має значення для процесу моніторингу;

21) контроль – комплекс заходів, які здійснюються для перевірки та оцінки виконання поставлених завдань (управлінських рішень);

22) контрольний документ – документ, за виконанням якого згідно з резолюцією необхідно здійснювати контроль, або ж документ, термін виконання якого встановлено законодавством;

23) система моніторингу – комплексна автоматизована система безперервного збору, обробки, систематизації та аналізу інформації про стан виконання контрольних документів, управлінських рішень (електронних документів);

24) служба контролю – відділ забезпечення роботи ради, відповідальний за здійснення моніторингу стану виконання контрольних документів, управлінських рішень та контролю за відповідністю їх виконання поставленому завданню;

25) опис справ в електронній формі – довідник в електронній формі, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду;

26) паперова копія оригіналу електронного документа – візуальне подання електронного документа у паперовій формі, яке засвідчене у порядку, встановленому цією Інструкцією;

27) підписання проекту електронного документа (підписання) – накладання уповноваженою особою (уповноваженими особами), зазначеною (зазначеними) у реквізитах підписувача такого документа, кваліфікованого електронного підпису (підписів) на проект електронного документа для засвідчення факту його затвердження;

28) погоджувач – посадова особа, яка здійснює візування (погодження) проекту документа;

29) правовий статус – набрання електронними даними юридичної сили;

30) примірник електронного документа – файл, який містить набір даних, тотожний оригіналу електронного документа;

31) проект електронного документа – документ в електронній формі до накладення кваліфікованого електронного підпису уповноваженою особою (уповноваженими особами), зазначеною (зазначеними) у реквізитах підписувача такого документа;

32) редакційна правка – будь-яке редагування проекту електронного документа, виконуване автором, погоджувачем або підписувачем;

33) реєстратор – особа, на яку покладено функції реєстрації документів, уповноважені на здійснення реєстрації вхідних та/або внутрішніх, та/або вихідних документів;

34) реєстраційно-моніторингова картка – картка в електронній формі, яка містить вичерпну інформацію про створення, отримання, проходження, виконання, відправлення, зберігання та знищення документа незалежно від форми його створення;

35) реквізит електронного документа – інформація, зафіксована в електронному документі та реєстраційно-моніторинговій картці для його ідентифікації, організації обігу та надання йому юридичної сили;

36) система електронного документообігу Белзької міської ради Львівської області  (надалі – СЕД) – сукупність програмно-технічних засобів, призначених для автоматизації організації роботи з електронними документами у діловодстві;

37) відділ забезпечення роботи ради – відповідальний у Белзькій міській раді Львівської областіта її виконавчих органах, який забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архівного підрозділу;

38) службова електронна пошта – електронна пошта (поштова скринька) працівника, сформована з використанням доменного імені у домені gov.ua для обміну управлінською інформацією, яка не має юридичної сили;

39) уповноважена особа – особа, яка наділена правом вчиняти дії та відповідає згідно із законодавством за наслідки їх вчинення;

40) управлінська інформація – сукупність необхідних даних, які сприятимуть вирішенню управлінських рішень;

41) управлінське рішення – будь-яке завдання, визначне посадовою особою або колегіальним органом у межах повноважень та спрямоване на досягнення поставлених цілей;

42) формування електронних справ – групування виконаних електронних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

Інші терміни вживаються у значенні, наведеному у Законах України “Про електронні документи та електронний документообіг“, “Про електронні довірчі послуги“, “Про Національний архівний фонд та архівні установи“, а також Регламенті організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55.

  1. Діловодство, організація обміну електронними документами з іншими установами здійснюються виключно з використанням системи електронного документообігу, інтегрованої до системи взаємодії.
  2. Використання кваліфікованої електронної позначки часу під час накладання кваліфікованого електронного підпису або кваліфікованої електронної печатки є обов’язковим.
  3. Технічне супроводження системи електронного документообігу та його програмно-апаратне забезпечення, відповідальність за збереженість документів та сформованих справ, забезпечення функціонування єдиного масиву електронних документів, формування структури електронних довідників у системі електронного документообігу, а також забезпечення захисту інформації, яка обробляється у системі електронного документообігу, покладаються на управління цифровізації, інформаційої політики та комунікацій.

 

 

  1. II. МІЖВІДОМЧИЙ ОБМІН ЕЛЕКТРОННИМИ ДОКУМЕНТАМИ
  2. Обмін документами поза системою взаємодії допускається лише щодо документів, до яких можуть бути застосовані обгрунтовані підстави, визначені пунктом 3 цієї Інструкції.

Система взаємодії забезпечує гарантовану доставку електронних документів від їх відправників до їх отримувачів (адресатів).

Користувачі системи взаємодії відповідають за повноту та достовірність інформації, внесеної ними до системи.

 

Приймання вхідних електронних документів

  1. Електронні документи, які надходять до Белзької міської ради Львівської області та її виконавчих органів, через систему взаємодії приймаються загальним відділом.
  2. Електронний документ, який завантажився із системи взаємодії до СЕД, вважається доставленим адресату.
  3. Попередній розгляд електронного документа здійснюють в електронній формі працівники загального відділу з використанням системи електронного документообігу.

Під час попереднього розгляду визначається:

- чи має електронний документ бути допущений до реєстрації;

- чи потребує розгляду керівництвом Белзької міської ради Львівської області або надсилання після реєстрації за належністю до структурного підрозділу або структурних підрозділів відповідно до розмежування повноважень;

- чи належить до електронних документів термінового розгляду (опрацювання).

  1. Попередній розгляд електронних документів повинен здійснюватися у день надходження (доставки) або не пізніше 10 години наступного робочого дня у разі їх надходження (доставки) після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові та неробочі дні. Доручення установ вищого рівня розглядаються першочергово.
  2. За результатами попереднього розгляду отриманий через систему взаємодії електронний документ підлягає реєстрації, крім випадків, коли:

- порушено вимоги щодо форми підготовки (пункт 3 цієї Інструкції) або оформлено з порушенням вимог пунктів 115 та 116 цієї Інструкції;

- електронний документ надійшов не за адресом;

- електронний документ надійшов повторно;

- заявлений склад електронного документа не відповідає фактичному;

- реквізити вхідного електронного документа не збігаються з реквізитами, зазначеними в електронному документі;

- відсутній пов’язаний з електронним документом кваліфікований електронний підпис підписувача чи пов’язана з ним кваліфікована електронна печатка установи, наявність якої на ньому передбачена цією Інструкцією;

- на документ накладено кваліфікований електронний підпис особи, яка не є підписувачем документа або особою, яка виконує його обов’язки;

- пов’язані з електронним документом кваліфіковані електронні підписи та/або печатки неможливо перевірити з дотриманням вимог частини другої статті 18 Закону України “Про електронні довірчі послуги“;

- відсутня кваліфікована електронна позначка часу;

- візуальна форма електронного документа непридатна для сприймання її змісту людиною.

У випадках, передбачених у пункті 16 цієї Інструкції, відділ забезпечення роботи ради відмовляє у реєстрації такого електронного документа із зазначенням однієї з наведених підстав.

 

Надсилання вихідних електронних документів

  1. Надсилання електронних документів через систему взаємодії їх адресатам здійснюється автоматично, за фактом їх завантаження із СЕД у систему взаємодії одразу після їх реєстрації.

Під час завантаження автоматично створюються примірники електронних документів у кількості, яка відповідає заявленому у РМК переліку адресатів, для їх подальшого персоналізованого надсилання відповідним адресатам.

Не може бути відправлений через систему взаємодії електронний документ, цілісність якого не підтверджено кваліфікованим електронним підписом або кваліфікованою електронною печаткою згідно з вимогами цієї Інструкції або який оформлено з порушенням вимог пунктів 115 та 116 цієї Інструкції.

  1. Із СЕД до системи взаємодії завантажуються зареєстровані електронні документи або засвідчені електронні копії документів.
  2. Електронний документ вважається отриманим адресатом з моменту надходження відправнику електронного повідомлення із зазначеним часом про доставку цього документа адресату.

У разі ненадходження відправнику протягом шести годин з моменту відправки електронного документа, електронного повідомлення про доставку цього документа адресату вважається, що такий документ адресатом не отримано. У такому разі відправник вживає всіх можливих заходів до забезпечення отримання адресатом відповідного документа в електронній формі.

У разі отримання від адресата електронного повідомлення про відмову у реєстрації електронного документа відправником вживаються заходи для усунення підстав відмови і забезпечення повторного надсилання такого документа в електронній формі.

Відхилення адресатом електронного документа без зазначення підстав, які визначені у пункті 16 цієї Інструкції, вважається свідомим порушенням.

Додаткове підтвердження факту отримання електронного документа адресатом не вимагається.

 

Журнал обміну електронних документів

  1. Журнал обміну є окремим електронним реєстром у СЕД , який формується з переліків записів про проходження примірників електронних документів через систему взаємодії.
  2. Журнал обміну складається з таких розділів:

надіслані – номер і дата реєстрації електронного документа, адресат, короткий зміст, вид, дата і час надсилання, а також атрибути електронного повідомлення;

отримані – вихідні номер і дата реєстрації електронного документа, кореспондент, дата і час доставки;

зареєстровані – складові, аналогічні до складових розділу отримані, а також номер і дата реєстрації електронного документа установою-адресатом та прізвище реєстратора, найменування структурного підрозділу, відповідального за виконання документа в установі, прізвище, телефон та службова електрона пошта його керівника, прізвище працівника, відповідального за виконання документа в установі, його телефон та службова електронна пошта;

відмовлено в реєстрації – до атрибутів розділу отриманих додаються дата і підстава відмови, прізвище та телефон реєстратора, яким здійснено відмову.

  1. Електронні повідомлення автоматично вносяться до журналу обміну та додаються до відповідних записів про проходження примірників електронних документів через систему взаємодії та РМК відповідних електронних документів.

Електронне повідомлення автоматично генерується СЕД та надсилається відправнику автоматично за фактом доставки, отримання, реєстрації, відмови у реєстрації електронного документа адресатом.

  1. Електронні повідомлення мають такі обов’язкові атрибути:

- про надсилання – статусне електронне повідомлення “Надіслано“ та дата і час надсилання;

- про доставку – статусне електронне повідомлення “Доставлено“ та дата і час доставки;

- про реєстрацію – статусне електронне повідомлення “Зареєстровано“ та номер і дата реєстрації електронного документа;

- про відмову у реєстрації – статусне електронне повідомлення “Відмова у реєстрації“, дата, час, підстава відмови, прізвище та телефон реєстратора, яким здійснено відмову.

Користувач системи взаємодії оперативно в автоматичному режимі має бути інформований про:

- позитивний результат технічної перевірки системою взаємодії надісланого користувачем системи взаємодії документа та його постановку в чергу на завантаження до системи електронного документообігу адресата;

- кількість документів, що стоять в черзі на завантаження до системи електронного документообігу користувача.

 

Особливості електронної взаємодії без застосування системи взаємодії

  1. Міжвідомчий інформаційний обмін, а також інформаційний обмін між працівниками Белзької міської ради Львівської області та її виконавчих органів здійснюється лише з використанням службової електронної пошти домену gov.ua.
  2. Інформаційний обмін здійснюється з метою:

- попереднього погодження редакції проектів спільних електронних документів, зокрема співрозроблення проектів актів;

- доведення управлінської інформації до відома, зокрема про плани та роботу Белзької міської ради Львівської області та її структурних підрозділів;

- інформування про прийняті управлінські рішення.

  1. Інформація з листування службовою електронною поштою може використовуватися для підтвердження виконаних дій.
  2. Інформаційний обмін службовою електронною поштою не має юридичної сили.
  3. Інформаційний обмін службовою електронною поштою не допускається щодо інформації з обмеженим доступом.

 

 

III. ОРГАНІЗАЦІЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

  1. Організація документообігу Белзької міської ради Львівської області та її виконавчих органів здійснюється за допомогою СЕД, що інтегрується із системою взаємодії.
  2. СЕД забезпечує проходження електронних документів та електронних копій документів та взаємозв’язок із системами електронного документообігу інших установ.

Організація роботи у системі здійснюється відповідно до повноважень посадових осіб виконавчих органів Белзької міської ради Львівської області, депутатів Белзької міської ради Львівської області, працівників комунальних підприємств, установ та організацій.

У систему не вводяться документи та будь-яка інформація з грифом “Для службового користування“, а також конфіденційна та таємна інформація.

Документи внутрішнього листування не мають паперових примірників, а їх передача здійснюється лише через СЕД .

 

Облік обсягу електронного документообігу

  1. Облік обсягу електронного документообігу здійснюється в автоматизованому режимі СЕД .
  2. Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в електронній формі (додаток 1 до цієї Інструкції).

 

Реєстрація документів

  1. Вхідні, внутрішні, вихідні, інші документи незалежно від форми їх створення, адресовані Белзькій міській раді Львівської областіїї виконавчим органам, депутатам Белзької міської ради Львівської області, реєструються в СЕД.
  2. Для забезпечення реєстрації документів у електронній та паперовій формах (надалі – документи) заповнюється РМК, яка створюється СЕД в електронній формі, до якої вносяться всі обов’язкові, додаткові та інші у разі потреби реквізити.
  3. До обов’язкових реквізитів, які вносяться до РМК, належать:

- вид документа;

- індекс та заголовок електронної справи;

- кореспондент (установа-відправник);

- підписувач документа та кваліфікований електронний підпис підписувача або кваліфікована електронна печатка установи-відправника;

- адресат;

- вихідні номер та дата (реєстраційні атрибути кореспондента);

- вхідні номер та дата (реєстраційні атрибути адресата);

- вихідний номер та дата реєстрації (реєстраційні атрибути Дрогобицької міської ради);

- короткий зміст документа;

- структурний підрозділ, відповідальний за виконання завдання та/або підготовку документа із зазначенням його індексу, прізвища, власного імені, номера телефону та службової електронної пошти його керівника;

- електронні резолюції;

- відповідальний виконавець (згідно з резолюцією) із зазначенням його прізвища, власного імені, строк та позначка про виконання електронного документа;

- посилання на вже зареєстровані документи (історія питання);

- індикатори стану виконання документа та строки виконання індикаторів.

  1. До додаткових реквізитів, які вносяться до РМК, належать:

- внутрішнє переадресування електронного документа між структурними підрозділами;

- наявність і перелік додатків;

- проміжні строки виконання;

- інформація про зміну та перенесення строків виконання;

- припинення контролю електронного документа;

- електронні повідомлення системи взаємодії;

- код документа згідно з тематичним класифікатором;

- строк передавання до архівного підрозділу установи;

- позначка про належність документа до документів термінового розгляду;

- строк зберігання електронного документа (відповідно до номенклатури справ).

  1. Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції здійснюється у СЕД.

Порядок реєстрації окремих видів документів визначається Інструкцією з діловодства.

  1. Факсограми та інші електронні документи, які надходять електронною поштою без/з кваліфікованим електронним підписом (кваліфікованою електронною печаткою) реєструються у СЕД до відома.
  2. У СЕД формується єдина централізована база реєстраційних даних в електронній формі, за допомогою якої працівники забезпечуються інформацією про всі документи Белзької міської ради Львівської області та її виконавчих органів і їх місцезнаходження.
  3. Порядок внесення реквізитів до РМК та їх розміщення визначається Інструкцією з діловодства.

 

Реєстрація вхідних документів

  1. Реєстрація вхідної кореспонденції здійснюється загальним відділом виконкому Белзької міської ради Львівської області після проведення попереднього розгляду документа.
  2. Не допускається проведення подвійної реєстрації електронного документа у системі електронного документообігу.
  3. На документ, який надійшов у паперовій формі, після реєстрації через друк наноситься його QR-код та реєстраційний номер документу, присвоєний СЕД, та створюється фотокопія, яку відділ забезпечення роботи ради вносить до РМК.
  4. У разі долучення додатків до документів, які надійшли у форматі більшому ніж А4, прошиті, зброшуровані документи, друковані видання передаються безпосередньо до структурних підрозділів Белзької міської ради Львівської області, які є виконавцями даних документів.
  5. Вхідний документ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, який надійшов у паперовій формі, після реєстрації та створення фотокопії, передається працівниками загального відділу безпосередньо в структурні підрозділи, які є виконавцями даних документів, лише для зберігання з подальшим формуванням у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ.

 

Перевірка кваліфікованого електронного підпису

  1. Перевірка кваліфікованого електронного підпису чи печатки здійснюється з дотриманням Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19.09.2018 № 749 (Офіційний вісник України, 2018 р., № 76, ст. 2528).
  2. У Белзькій міській раді Львівської області організовується централізоване сховище кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів або застосовується онлайн-перевірка сертифікатів відкритих ключів безпосередньо з електронного переліку кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг.

 

Реєстрація вихідних документів

  1. Реєстрація вихідних електронних документів здійснюється в автоматизованому режимі після їх підписання.
  2. Надсилання документів незалежно від форми їх створення, адресатом яких є органи державної влади, здійснюється через систему взаємодії.

У разі створення документа у паперовій формі адресату надсилається лише його фотокопія через систему взаємодії, крім випадку надсилання документів установі чи особі, які не є користувачами системи взаємодії, та документів, визначених пунктом 3 цієї Інструкції.

  1. Якщо адресат не є користувачем системи взаємодії, створюється паперова копія електронного документа, засвідчується печаткою установи та надсилається за належністю згідно з вимогами Інструкції з діловодства.
  2. У разі надсилання фотокопії документа через систему взаємодії оригінал вихідного документа у паперовій формі (лише для документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання) передається у структурний підрозділ установи (автору документа) тільки для зберігання з подальшим формуванням у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ без передачі їх адресату.
  3. Перевірку внесених у РМК обов’язкових та додаткових реквізитів вихідного документа здійснює СЕД в автоматичному режимі.

 

Кваліфікована електронна печатка

  1. Перелік електронних документів, які потребують засвідчення кваліфікованою електронною печаткою, визначається на підставі актів законодавства.
  2. Розпорядженням міського голови визначаються порядок використання кваліфікованої електронної печатки та уповноважені посадові особи, відповідальні за її застосування.
  3. Не забороняється виконавчим органам Белзької міської ради Львівської області засвідчувати паперові копії електронних документів, зокрема на вимогу органів судової влади та правоохоронних органів.

 

Організація передавання документів та визначення їх виконавців

  1. Зареєстрований документ за фактом внесення реєстратором у РМК відповідального за розгляд документа (згідно з розподілом обов’язків) керівника, який розглядає документ першим (надалі – первинний розгляд), автоматично передається на розгляд через СЕД .

Документ автоматично та одночасно надходить на розгляд одній чи декільком посадовим особам, які визначені виконавцями (співвиконавцями) зазначеного документа.

  1. Документи одразу після їх реєстрації передаються на первинний розгляд.

Міському голові або особі, яка виконує його обов’язки, на первинний розгляд передаються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, звернення народних депутатів та доручення (листи) установ вищого рівня, а також інші документи згідно з його повноваженнями та окремими дорученнями.

Заступникам міського голови згідно з розподілом обов’язків на первинний розгляд передаються акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, документи, які надійшли від територіальних органів установи, організацій, установ та підприємств, які належать до сфери управління Белзької міської ради Львівської області, організаційно-розпорядчі та програмні документи загальнодержавного характеру.

Первинний розгляд проектів актів, внесених на спільне розроблення, інших документів здійснюють керівники структурних підрозділів або особи, які виконують їх обов’язки, у межах їх компетенції.

 

Електронна резолюція

  1. Посадова особа, яка здійснює первинний розгляд електронного документа, накладає на нього електронну резолюцію, у якій визначає виконавця/виконавців, відповідального/их за організацію виконання документа і строк його виконання.

У разі визначення кількох виконавців електронної резолюції головним виконавцем документа є посадова особа, зазначена першою, якій надається право скликати інших виконавців.

В електронній резолюції обов’язково зазначаються всі структурні підрозділи, які беруть участь в опрацюванні документа та погодженні проекту відповіді.

Посадові особи, які одночасно розглядають електронний документ, накладають на нього електронні резолюції, у яких визначають відповідальних виконавців у межах відповідного структурного підрозділу.

  1. Електронна резолюція складається з таких реквізитів: прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, кваліфікований електронний підпис посадової особи.

В електронній резолюції до електронного документа, який не має строку виконання, зазначення змісту доручення та строку виконання не вимагається.

Електронна резолюція може доповнюватися іншими реквізитами, які визначаються Інструкцією з діловодства.

Електронні резолюції: “прискорити“, “поліпшити“, “активізувати“, “звернути увагу“ тощо не допускаються.

  1. Всі електронні резолюції, накладені на електронний документ, вносяться до його РМК і нерозривно пов’язані з нею. Електронна резолюція, яка є наслідком виконання електронної резолюції вищого рівня, додатково містить логічне посилання на відповідну електронну резолюцію (дерево електронних резолюцій).
  2. На електронну резолюцію посадової особи накладається кваліфікований електронний підпис цієї ж посадової особи.
  3. До накладання електронної резолюції встановлюються такі особливості:

- виконавцями електронної резолюції міського голови визначаються керівники структурних підрозділів (у разі необхідності можуть бути визначені працівники, до компетенції яких належить зазначене в резолюції питання), про що СЕД автоматично інформує заступників, які координують діяльність відповідного структурного підрозділу та у разі потреби мають право доповнити зазначену резолюцію, не змінюючи суті доручення міського голови та його головного виконавця;

- виконавцями резолюції заступників міського голови визначаються керівники підпорядкованих структурних підрозділів, які входять до складу структурних підрозділів, чию діяльність координує відповідний заступник, про що СЕД автоматично інформує керівників відповідних структурних підрозділів;

- виконавцями резолюції керівника структурного підрозділу визначаються спеціалісти відповідного підрозділу, про що СЕД автоматично інформує керівників відповідних підпорядкованих підрозділів, які входять до складу цього структурного підрозділу;

- виконавцем резолюції міського голови, заступників міського голови може бути будь-який підпорядкований працівник Белзької міської ради Львівської області, до компетенції якого належить зазначене в резолюції питання. Про визначення в резолюції виконавця СЕД автоматично інформує керівництво структурного та підпорядкованого підрозділу даного співробітника;

- отримання заступниками міського голови, керуючим справами, керівником структурного або підпорядкованого підрозділу електронного повідомлення про створення керівником вищого рівня електронної резолюції не передбачає створення відповідним керівником своєї резолюції до цього ж документа, а лише передбачає ознайомлення з документом;

- електронною резолюцією може бути визначено виконавця, строки виконання, отримувачів документа “до відома“.

  1. Якщо під час виконання резолюції було виявлено, що вирішення питання, порушеного у документі, не належить до повноважень виконавчого органу виконавця і якщо інше не обумовлене посадовою особою, яка накладала резолюцію, проводиться переадресування документа до іншого виконавчого органу згідно з розмежуванням повноважень через функціонал резолюцій у 5-ти денний термін з дати реєстрації документа на підставі аргументованої службової записки за підписом керівника виконавця, якщо виконавець не обіймає посади керівника. Якщо протягом 5-ти днів переадресування документа не було проведено, виконавець організовує виконання самостійно.
  2. Якщо під час виконання резолюції було виявлено, що вирішення питання, порушеного у документі, стосується повноважень виконавчого органу частково і виходить за межі його повноважень та якщо інше не обумовлено посадовою особою, яка накладала резолюцію, проводиться залучення іншого виконавця згідно з розмежуванням повноважень через функціонал резолюцій у 5-ти денний термін з дати реєстрації документа на підставі аргументованої службової записки за підписом виконавця або керівника виконавця, якщо виконавець не обіймає керівної посади. У такому разі посадова особа, яка залучає до виконання документа посадову особу іншого виконавчого органу, окрім картки резолюції на посадову особу іншого виконавчого органу також створює окрему резолюцію на посадову особу свого виконавчого органу для виконання питання в межах власних повноважень. Якщо протягом 5-ти днів залучення іншого виконавця не відбулося, виконавець організовує виконання документа самостійно.
  3. У разі, якщо адресатом вхідного документа обрано посадову особу не згідно з розмежуванням повноважень, адресат через функціонал СЕД повертає електронний документ реєстратору на стадію “Реєстрація“, реєстратор обирає правильного адресата та надсилає йому завдання на виконання документа.
  4. У разі, якщо у документі порушено питання, які належать до повноважень кількох виконавчих органів, реєстратор при реєстрації має обрати адресатом посадову особу, яка уповноважена накладати резолюцію на всіх посадових осіб, до повноважень яких належить вирішення порушених питань.
  5. Електронні документи надходять до їх виконавців виключно через СЕД на підставі накладених на них електронних резолюцій.

Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів (посадових осіб), надходить одночасно до всіх його виконавців, визначених електронною резолюцією чи переліком розсилки, створеним реєстратором або автором документа.

  1. Керівники структурних підрозділів опрацьовують електронні документи, отримані внаслідок їх передавання через СЕД за належністю, на підставі накладених на них електронних резолюцій.

У разі необхідності керівник структурного підрозділу має право делегувати своєму заступнику розгляд частини електронних документів, які надходять на опрацювання до структурного підрозділу.

  1. СЕД автоматично фіксує факти передавання електронних документів виконавцям в РМК із зазначенням інформації про виконавців, яким передано документ.
  2. Зміна головного виконавця здійснюється у СЕД на підставі резолюції керівника, який здійснював первинний розгляд електронного документа.
  3. Якщо для електронного документа не встановлено строків виконання, а його опрацювання не потребує підготовки проекту документа на його виконання, відповідальний виконавець має право після ознайомлення з документом внести в РМК інформацію про спосіб виконання цього документа (питання вирішено в робочому порядку, взято участь у нараді тощо), закрити його “до справи“.

Якщо електронний документ розіслано працівникам для ознайомлення через СЕД, працівники вносять відмітку про їх ознайомлення, а у разі розсилання для ознайомлення під підпис – підтверджують накладанням кваліфікованого електронного підпису. У такому разі в СЕД автоматично генерується лист ознайомлення з документом, у якому зазначається перелік посадових осіб, яким було передано відповідний документ з позначкою про ознайомлення, у такому форматі: прізвище, дата надходження електронного документа, дата ознайомлення (кваліфікована електронна позначка часу).

 

  1. IV. ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ІНФОРМАЦІЇ В ЕЛЕКТРОННІЙ ФОРМІ

 

Загальні вимоги до створення документів

  1. Документування управлінської інформації в електронній формі полягає у створенні електронних документів, в яких фіксується інформація про управлінські рішення з дотриманням встановлених цією Інструкцією правил.
  2. Реквізити, визначені цією Інструкцією, вносяться в РМК.

 

Бланки документів

  1. Організаційно-розпорядчі, вихідні, внутрішні документи оформлюються на бланках, які створюються в електронній формі згідно з вимогами цієї Інструкції.
  2. Бланки генеруються СЕД в автоматичному режимі на підставі обраних автором проекту критеріїв типового бланка для обраного виду електронного документа.

Для генерації типового бланка застосовуються критерії: вид, тип документа, підписувач тощо.

  1. Бланки кожного виду повинні відповідати затвердженому та генеруються на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим способом (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів).
  2. Для підготовки документів в електронній формі СЕД генерує такі види бланків документів:

- загальний бланк для створення документів (без зазначення у бланку назви виду документа);

- спеціалізований бланк для створення різних видів документів для листування іноземними мовами;

- бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа).

  1. Документ у разі необхідності друкується разом із бланком, згенерованим СЕД без застосування бланків, виготовлених друкарським способом.
  2. Бланки документів, створених у електронній формі, не нумеруються та не потребують обліку.

 

Дата підписання, засвідчення та реєстрації

  1. Дата підписання визначається кваліфікованою електронною позначкою часу, що невід’ємно пов’язана з кваліфікованим електронним підписом.
  2. Дата засвідчення визначається кваліфікованою електронною позначкою часу, що невід’ємно пов’язана з кваліфікованою електронною печаткою.
  3. Дата реєстрації вихідного документа автоматично формується СЕД у РМК після його підписання.
  4. Обов’язковому датуванню у РМК підлягають всі службові відмітки, пов’язані з проходженням та виконанням документа (резолюції, відмітки про виконання документа, надсилання його до справи тощо).

 

Оформлення додатків

  1. На додатках, які затверджуються відповідними актами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 89 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: “що додається“ або “(додається)“.
  2. На додатках до розпорядження (наказу), положення, правил, інструкції тощо проставляється відмітка у верхньому правому куті першої сторінки додатка, яка включає номер додатка, заголовок нормативно-правового акта та посилання на відповідну структурну одиницю.

Супровідні матеріали довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер.

 

Реєстраційний індекс документів

  1. Якщо документ підготовлено двома чи більше структурними підрозділами, застосовується реєстраційний індекс головного виконавця.
  2. Під час візуалізації документа місце розташування реєстраційного індексу визначається згідно з формою згенерованого бланка.
  3. Під час візуалізації документа система електронного документообігу відтворює та візуалізує разом із документом образ QR-коду, який обов’язково містить:

- дату реєстрації та реєстраційний індекс документа;

- реквізит підписувача (підписувачів) та дату підписання з кваліфікованої електронної позначки часу.

 

 

Гриф затвердження документа

  1. У разі, якщо електронний документ затверджується рішенням, розпорядження, наказом гриф затвердження складається з слова “ЗАТВЕРДЖЕНО“, назви (у називному відмінку) виду документа, яким затверджується створений документ, із зазначенням дати його затвердження і номера.

Гриф затвердження візуалізується у верхньому правому куті першої сторінки документа.

 

Дані про виконання документів

  1. Відмітка про закінчення виконання документа вноситься у РМК та містить автоматично згенеровані системою електронного документообігу слова “До справи“, номер справи, а також короткі відомості про його виконання.

Особливості оформлення деяких видів документів

 

Протоколи

  1. Протоколи складаються в електронній формі відповідно до Інструкції з діловодства.
  2. У разі ведення аудіовізуальної фіксації засідання відповідний запис підписується кваліфікованим електронним підписом секретаря колегіального органу (надалі – секретар) або уповноваженої особи та додається до протоколу.
  3. Протоколи та витяги з них засвідчуються кваліфікованою електронною печаткою і надсилаються у разі потреби зацікавленим установам, посадовим особам, працівникам. Перелік розсилки складає секретар.

 

Службові листи

  1. Службовий лист в електронній формі оформлюється на бланку, автоматично згенерованомуСЕД .
  2. Датою листа є дата його реєстрації.

 

Документи про службові відрядження

  1. Для реєстрації відряджень ведеться окремий електронний журнал (додаток 2 до цієї Інструкції), під час внесення запису про відрядження до якого СЕД здійснює автоматичне делегування повноважень у системі від однієї посадової особи до іншої на час такого відрядження.

Підготовка проектів електронних документів

  1. За підготовлений проект електронного документа відповідальним є автор документа.

За організацію виконання електронного документа відповідають особи, зазначені в електронній резолюції, накладеній за результатами первинного розгляду документа.

  1. Підготовка проекту електронного документа здійснюється з врахуванням таких вимог:

- проект електронного документа готує автор документа у СЕД;

- за наявності супровідних матеріалів до проекту електронного документа вони додаються до проекту електронного документа виключно в електронній формі (зокрема табличні та графічні матеріали, фотокопії документів, завантажені у систему у файлах форматів, визначених актами законодавства);

- внесення до проекту електронного документа посилання на документ(и), на виконання якого(их) створено відповідний проект;

- внесення до РМК в автоматизованому режимі індексу справи за номенклатурою справ, до якої відноситься електронний документ, що створюється;

- зазначення обов’язкового статусу призначення проекту (ініціативний, інформаційний, проміжна відповідь, подання про зміну строку, запит на додаткову інформацію, остаточне виконання);

- формулювання проекту доручення до документа здійснюється у тексті документа, до якого планується видання відповідного доручення, у формі конкретного завдання із зазначенням строку його виконання та виконавців;

- формування переліку погоджувачів та підписувачів у РМК.

  1. Ім’я файла вихідного проекту електронного документа, супровідних та інших матеріалів до нього повинно мати стислу уніфіковану назву, яка чітко виходить з приналежності вмісту файла (Лист ..., Наказ про …, Службова записка ..., Зміни до наказу від … № …).

 

Візування та погодження проектів електронних документів

  1. Погодження проекту електронного документа полягає у його візуванні уповноваженими особами, зазначеними у РМК, що забезпечується СЕД на підставі сформованого переліку погоджувачів, зазначених у РМК.
  2. Інформація про погодження, відхилення/повернення автоматично вноситься до РМК.
  3. Погодження та підписання проекту електронного документа здійснюється у такому порядку:

- проект електронного документа спочатку візується його автором, керівником підпорядкованого підрозділу та керівником структурного підрозділу (відповідального підрозділу) та уповноваженими особами інших структурних підрозділів установи, зазначеними у РМК;

- проект електронного документа візує заступник міського голови, який координує роботу структурного підрозділу, відповідального за підготовку проекту електронного документа (погодження інших заступників, які координують роботу зацікавлених підрозділів, не вимагається);

- у разі погодження проектів рішень, розпоряджень в електронній формі проект рішення, розпорядження візують начальник управління правового забезпечення за результатами проведення юридичної експертизи та керівник структурного підрозділу (спеціаліст) з питань запобігання та виявлення корупції (у разі потреби);

- проект електронного документа візують всі посадові особи (погоджувачі), наявність візи яких передбачено у РМК, при цьому візування проекту електронного документа не затверджує зазначений документ;

- проект підписує керівник (підписувач), який затверджує електронний документ.

  1. Непогоджений у відповідному порядку проект електронного документа не передається на підписання (затвердження).
  2. Уповноважені особи інших структурних підрозділів за фактом надходження до них через СЕД проекту електронного документа беруть участь у його опрацюванні у частині, яка стосується їх компетенції.
  3. Свою позицію щодо опрацьованого проекту електронного документа уповноважена особа зацікавленого підрозділу доводить до відома відповідального підрозділу через СЕД. Відповідна позиція має бути чітко обгрунтованою, а у разі необхідності – викладеною у тексті проекту електронного документа у режимі виправлень (у вигляді нової редакції його окремих положень).

У разі внесення редакційних правок до проекту електронного документа СЕД:

- зберігає поточну версію проекту електронного документа (без редакційних правок) зі всіма накладеними на неї кваліфікованими електронними підписами (що підтверджуються) в архіві версій проекту електронного документа;

- створює нову версію проекту електронного документа (без кваліфікованих електронних підписів), яка стає поточною версією проекту електронного документа і до якої зберігаються всі внесені редакційні правки.

Всі версії проекту зберігаються в архіві версій у РМК. Редагування версій, збережених в архіві РМК, блокується. Редагування поточної версії блокується після затвердження документа.

  1. За рішенням керівника погодження проекту електронного документа (за виключенням розпорядження керівника) може здійснюватися у такому порядку:

- проект електронного документа візує його автор, після чого СЕД автоматично одночасно надсилає його на ознайомлення керівнику підпорядкованого підрозділу та керівнику структурного підрозділу (відповідального підрозділу), заступнику керівника, який координує роботу відповідального підрозділу та уповноваженим особам інших структурних підрозділів, зазначених у РМК;

- погоджувач, зазначений у РМК, протягом строку, визначеного згідно з Інструкцією з діловодства залежно від обсягу та/або виду документа, має ознайомитися з проектом електронного документа та у разі наявності зауважень вносить їх до проекту електронного документа;

- якщо погоджувач протягом зазначеного у РМК строку не погодив та не вніс зауважень до проекту електронного документа, СЕД  автоматично вносить до РМК інформацію про погодження цього проекту за замовчуванням. Погоджувач несе відповідальність за відповідне погодження.

Автоматичне погодження електронних документів (погодження за замовчуванням) не стосується проходження їх юридичної експертизи.

  1. У разі погодження проекту електронного документа уповноважена особа іншого структурного підрозділу, зазначеного у РМК, візує проект електронного документа.
  2. Після візування всіма зазначеними у РМК погоджувачами СЕД автоматично надсилає проект електронного документа на підписання зазначеному у РМК підписувачу.
  3. У разі, якщо підписувачем електронного документа є міський голова, документ автоматично через СЕД скеровується на погодження загальним відділом. Непогоджений у відповідному порядку проект електронного документа не передається на підписання.

 

Юридична експертиза

  1. Юридична експертиза проходить у електронній формі з використанням СЕД.
  2. За результатами юридичної експертизи у разі наявності зауважень до проекту електронного документа уповноважена особа управління правового забезпечення готує в електронній формі висновок за формою, затвердженою Міністерством юстиції України.
  3. Висновок вноситься до СЕД як внутрішній документ, логічно пов’язаний із проектом, до якого він підготовлений, за підписом уповноваженої особи управління правового забезпечення.
  4. У разі відсутності зауважень до проекту електронного документа уповноважена особа на проведення юридичної експертизи візує проект електронного документа в СЕД.

 

Підписання проектів електронних документів

Підписувач

  1. Посадові особи є підписувачами проектів електронних документів у межах своїх повноважень.
  2. Підписувачем проектів електронних документів, які надсилаються із Белзької міської ради до Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, відповіді на запити народних депутатів є міський голова або особа, яка виконує його обов’язки згідно з розподілом обов’язків.

Підписувачем проектів електронних документів, які надсилаються установам того ж або нижчого рівня, територіальним органам, організаціям та підприємствам, які належать до сфери управління Белзької  міської ради, а також листів щодо розроблення проектів актів є керівник структурного підрозділу згідно з визначеною компетенцією або особа, яка виконує його обов’язки.

Підписувачем проектів доповідних і службових записок є керівник структурного підрозділу згідно з визначеною компетенцією або особа, яка виконує його обов’язки.

Підписувачі проектів електронних документів, що надсилаються підприємствам, установам та організаціям, які не належать до державного сектору економіки, громадянам, визначаються Інструкцією з діловодства.

  1. Не допускається підписання проектів електронних документів із зверненнями безпосередньо до Верховної Ради України, Президента України, Адміністрації Президента України, Прем’єр-міністра України, віце-прем’єр-міністрів України, Кабінету Міністрів України, Секретаріату Кабінету Міністрів України, міністрів, оминаючи установу, до сфери управління якої вона належить, якщо інше не передбачено законодавством.
  2. Реквізит підписувача складається з найменування посади особи, яка підписує електронний документ, власного імені і прізвища.
  3. Проекти електронних документів підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст проекту електронного документа відповідальні кілька осіб – двома або більше посадовими особами. При цьому реквізити посадових осіб – підписувачів розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб.
  4. У разі підписання проекту спільного електронного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх реквізити розміщуються на одному рівні.
  5. У разі відсутності посадової особи, реквізити підписувача якої зазначено у проекті електронного документа, автором проекту створюється новий примірник проекту, в якому змінюються лише реквізити підписувача, після чого відповідний примірник без повторного погодження вноситься на підпис особі, яка виконує її обов’язки.

 

Міський голова

  1. У разі, якщо підписувачем електронного документа є міський голова, погоджений проект електронного документа надходить до уповноваженої особи, яка організовує та забезпечує роботу міського голови (надалі – відділ забезпечення роботи ради).
  2. Відділ забезпечення роботи ради:

- перевіряє проект електронного документа на предмет його відповідності вимогам щодо підготовки відповідних проектів;

- перевіряє дійсність всіх накладених на проект електронного документа кваліфікованих електронних підписів;

- визначає проект електронного документа відповідним для передавання його на підписання та у разі визначення його таким передає його міському голові на підпис;

- у разі, якщо документ відповідно до номенклатури справ має постійний або тривалий (понад 10 років) строк зберігання, додатково виготовляє паперовий примірник погодженого електронного документа, який містить реквізит підписувача (без додатків, що не потребують підписання), та подає його на підпис керівнику.

  1. У разі, якщо міський голова або відділ забезпечення роботи ради вносить до проекту електронного документа редакційні правки, СЕД автоматично створює нову версію проекту електронного документа.
  2. Після підписання документа в електронній формі він автоматизовано реєструється та автоматично надсилається через систему взаємодії. Паперовий примірник, який відповідно до номенклатури справ має постійний або тривалий (понад 10 років) строк зберігання, разом з роздрукованим переліком посадових осіб, якими погоджено проект документа (найменування посади, прізвище, дата погодження), відділ забезпечення роботи ради передає до відповідного структурного підрозділу лише для зберігання та формування у справу згідно з номенклатурою справ.

 

Підписання проекту документа заступником міського голови,

керуючим справами виконкому, керівником структурного підрозділу

  1. У разі, якщо підписувачем документа є заступник міського голови, відповідний електронний документ після погодження у встановленому Інструкцією з діловодства порядку надходить через СЕД до відповідного підписувача або уповноваженої особи, яка організовує та забезпечує його роботу, а у разі, якщо підписувачем документа є керівник структурного підрозділу – безпосередньо до відповідного підписувача.
  2. Відхилений підписувачем проект повертається СЕД його автору із зазначенням вмотивованої причини відхилення.

 

Особливості погодження проектів електронних документів

у Белзькій міській раді Львівської області

  1. Процедура погодження проекту електронного документа контролюється його автором, а у разі його відсутності особою, яка виконує його обов’язки.
  2. У разі надходження проекту електронного документа на погодження погоджувач повинен ознайомитися із змістом проекту, завізувати проект електронного документа (у разі згоди з пропонованою редакцією тексту проекту електронного документа) або внести зауваження та пропозиції до нього.
  3. Зауваження і пропозиції до проекту електронного документа, які мають узагальнений (концептуальний) характер, можуть викладатися в окремому коментарі, що вноситься до РМК, та підписуються кваліфікованим електронним підписом особи, яка створила коментар.
  4. Зауваження і пропозиції до проекту електронного документа вносяться у режимі редакційних правок безпосередньо до тексту проекту електронного документа або виділяються шрифтом чи кольором, відмінним від шрифту чи кольору основного тексту проекту електронного документа, та із зазначенням автора відповідних правок (режим виправлення).
  5. Зауваження і пропозиції щодо відповідності нормативно-правовим актам мають вноситися із зазначенням конкретних невідповідностей, статей, пунктів тощо або має надаватися відповідний варіант редакції тексту, до якого є зауваження.
  6. Погоджувач візує проект електронного документа лише у разі відсутності у нього жодних зауважень. Погоджений проект електронного документа автоматично передається наступному погоджувачу згідно з переліком погоджувачів та підписувачів, зазначених у РМК.
  7. Погодження із зауваженнями не допускається.
  8. У разі внесення будь-яких редакційних правок до проекту електронного документа СЕД автоматично відкликає його з погодження та повертає проект електронного документа автору.
  9. Автор проекту електронного документа після повернення йому відхиленого проекту документа здійснює його доопрацювання, за результатами якого:

- приймає (повністю або частково) надані зауваження, пропозиції, редакційні правки та надсилає на повторне погодження нову версію проекту електронного документа;

- вмотивовано відхиляє надані зауваження та пропозиції із зазначенням підстав у відповідному коментарі, який вноситься до РМК, з накладанням кваліфікованого електронного підпису автора проекту, після чого повертає проект електронного документа на погодження у попередній його редакції без необхідності його перевізування погоджувачами, якими проект було погоджено.

  1. Погоджувач, яким отримано проект електронного документа, повинен його погодити або повернути із вмотивованими зауваженнями та пропозиціями протягом строків, визначених Інструкцією з діловодства.
  2. Вмотивованими зауваженнями до проекту документу є:

- у пов’язані файли не долучено усі необхідні документи (звернення (лист), на яке/ий надається відповідь; лист, яким раніше надавалась відповідь заявнику, інші пов’язані документи);

- невірно вказано адресата;

- не вказано всіх адресатів, яким необхідно надати відповідь;

- не вказана чи не вірно вказана адреса заявника;

- не висвітлено всіх порушених заявником питань;

- при відмові не вказано порядку оскарження прийнятого рішення;

- якщо у текст попередньої відповіді не вказано конкретної дати прийняття остаточного рішення, виконання запланованих робіт;

- якщо документ не скеровано за належністю в орган, який компетентний вирішувати порушене питання;

- не виконано завдання по резолюції керівника;

- не вірно визначено підписанта проекту відповіді (для скарг, депутатських звернень та запитів, звернень окремих категорій громадян, звернень з особистого прийому керівників);

- не долучена копія листа виконавчого органу, яким раніше надавалась відповідь заявнику, про що згадано у проекті відповіді.

  1. Якщо у позиціях головного виконавця та співвиконавця є розбіжності, які не можуть бути врегульовані на рівні фахівців відповідних структурних підрозділів, керівник головного виконавця ініціює проведення узгоджувальних нарад та консультацій з узгодження розбіжностей на рівні керівництва відповідних структурних підрозділів. Результати узгоджувальної наради оформлюються протоколом, який готує та вносить в систему електронного документообігу установи автор проекту, як логічно пов’язаний із документом, щодо якого скликалась узгоджувальна нарада.

Зазначений протокол візують у СЕД  всі учасники наради та підписують керівники структурних підрозділів, у яких були розбіжності.

РМК зареєстрованого протоколу містить посилання на електронний документ, щодо якого його було створено.

Домовленості, досягнуті під час узгоджувальної наради та викладені у її протоколі, є обов’язковими для виконання всіма учасниками процесу погодження розбіжностей.

  1. Проект електронного документа вважається погодженим та може бути підписаний лише після того, як його буде завізовано всіма погоджувачами, зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці.
  2. У разі потреби система електронного документообігу установи генерує лист зовнішнього або внутрішнього погодження.

 

 

Особливості підготовки деяких видів електронних документів

Проекти розпоряджень, рішень

  1. Підготовка проекту містить розроблення (співрозроблення), погодження та правову експертизу проекту в електронній формі.
  2. Строки розроблення проекту визначає розробник відповідно до завдання.

Якщо строк підготовки проекту прямо не визначено завданням на його підготовку, такий строк становить до трьох місяців від дати набрання чинності відповідним завданням.

  1. Розробник проекту визначає структурний підрозділ, відповідно до компетенції якого належить формування та/або реалізація відносин у відповідній сфері.

Якщо питання належить до компетенції кількох структурних підрозділів, розробником визначається той, компетенція якого у відповідній сфері є домінуючою, інші є зацікавленими і тими, які можуть взяти участь у розробленні проекту у частині, що стосується їх компетенції, у разі прийняття такого рішення головним виконавцем.

Розробник:

- самостійно визначає необхідність залучення зацікавлених структурних підрозділів до участі в розробленні проекту;

- є відповідальним за своєчасну підготовку проекту;

- у разі необхідності може ініціювати утворення робочої групи із залученням фахівців зацікавлених органів та незалежних експертів з відповідних питань, діяльність якої регулюється Інструкцією з діловодства.

  1. У разі прийняття розробником рішення про залучення структурного підрозділу як співрозробника (надалі – орган-співрозробник) розробник не пізніше ніж протягом двох робочих днів з дня отримання завдання на розроблення проекту створює РМК проекту у СЕД та повідомляє органу-співрозробнику внутрішнім листом через СЕД про початок розроблення проекту із зазначенням мети, сфери його дії, строків розроблення та контактних даних структурного підрозділу, визначеного відповідальним за підготовку проекту від імені розробника, та його працівників, відповідальних за підготовку відповідного проекту.

Зазначений лист підписує керівник розробника або особа, яка виконує його обов’язки.

  1. Орган-співрозробник у п’ятиденний строк з моменту отримання листа-повідомлення про початок розроблення проекту повідомляє розробнику листом, який надсилається через СЕД, про згоду на співрозроблення, контактні дані структурного підрозділу органу-співрозробника та його працівників, відповідальних за співрозроблення відповідного проекту.

Зазначений лист підписує керівник органу-співрозробника або особа, яка виконує його обов’язки.

  1. На етапі співрозроблення проекту обмін інформацією між виконавцями розробника та органу-співрозробника здійснюється через службову електронну пошту (при цьому керівники структурних підрозділів зазначаються у копії листа), проведення робочих нарад та зустрічей тощо.

Якщо на стадії співрозроблення у позиціях співрозробників виникли розбіжності, розробник організовує робочу нараду на рівні керівників структурних підрозділів та безпосередніх виконавців, відповідальних за спільне розроблення, за результатами якої відповідальним підрозділом розробника готується акт розбіжностей за підписом керівника установи – розробника.

До акта розбіжностей не вноситься інформація про органи-співрозробники, розбіжності з якими у розробника відсутні, а також розбіжності, які було врегульовано або знято під час робочої наради.

Рішення про врахування або неврахування розбіжностей, викладених у акті про завершення спільного розроблення проекту, приймає керівник розробника.

 

Проекти розпоряджень по апарату та наказів

  1. Питання підготовки проектів розпоряджень по апарату (накази) визначаються іншими нормативно-правовими актами.
  2. Проекти розпоряджень по апарату (накази) готуються та погоджуються в електронній формі відповідно до загальних вимог підготовки та погодження проектів електронних документів, визначених цією Інструкцією, на бланку, який автоматично генерується СЕД.
  3. Підписання розпоряджень по апарату (накази) здійснюється в електронній та у разі необхідності паперовій формі.
  4. Розпоряджень по апарату (накази) реєструються в СЕД із застосуванням відповідного проекту електронного документа. При цьому на паперовий примірник відповідного акта проставляється номер та дата реєстрації, які було автоматично присвоєно СЕД.

Акти нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; розпорядження  з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань мають окрему порядкову нумерацію.

  1. Ознайомлення працівників з розпоряджень по апарату (накази) здійснюється в електронній формі.

Факт доведення розпоряджень по апарату (накази) до відома посадової особи здійснюється засобами СЕД.

  1. Факт ознайомлення посадової особи з розпоряджень по апарату (накази) здійснюється засобами СЕД з використанням кваліфікованого електронного підпису відповідної посадової особи.

 

Проекти доручень керівництва

  1. Проект доручення міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому готується відповідальним працівником загального відділу та реєструється в електронній формі відповідно до загальних вимог підготовки та погодження проектів електронних документів, визначених цією Інструкцією, на бланку, що автоматично генерується СЕД.
  2. Відповідальним працівником зазначаються виконавці кожного окремого пункту доручення відповідно до розмежування повноважень та термін виконання.
  3. У разі, якщо визначено кількох виконавців одного пункту доручення, головним виконавцем є посадова особа, яка вказана першою, якщо у дорученні не обумовлено інше.
  4. Винятком є одночасне зазначення посадових осіб з рівноцінною відповідальністю, у такому разі за організацію виконання доручення відповідають всі виконавці, вказані у пункті доручення.

 

  1. МОНІТОРИНГ
  2. Інструкція визначає порядок здійснення у виконавчих органах Белзької міської ради Львівської області (надалі – виконавчі органи) моніторингу за виконанням завдань та дотриманням термінів виконання контрольних документів, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, указами Президента України, зверненнями та запитами депутатів всіх рівнів, актами органів влади Автономної Республіки Крим, центральних і місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій (які потребують надання відповіді про результати їх розгляду), інформаційних запитів, а також завдань, визначених актами Белзької міської ради Львівської області та дорученнями міського голови та його заступників (надалі – контрольні документи).

 

Служба контролю

  1. Контроль за належним та своєчасним виконанням документів у виконавчих органах здійснюють:

- заступники міського голови – щодо виконання власних управлінських рішень і доручень до контрольних документів;

- керівники виконавчих органів – щодо виконання документів, виконання яких покладено на відповідний виконавчий орган, а також звернень громадян;

- відділ діяльності ради щодо виконання звернень та запитів депутатів всіх рівнів, відділ забезпечення роботи ради щодо виконання доручень міського голови та його заступників, звернень громадян з особистого прийому міського голови, запитів на доступ до публічної інформації, а також рішень Белзької міської ради Львівської області та рішень її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови.

 

Загальний порядок здійснення моніторингу

  1. Моніторинг виконання контрольних документів, управлінських рішень є складовою системи контролю та проводиться з метою нагляду за виконавською дисципліною.
  2. Моніторинг включає в себе спостереження за процесом виконання контрольних документів, управлінських рішень та виявлення відхилень від строків виконання.
  3. Моніторинг виконання контрольних документів, управлінських рішень здійснює відділ забезпечення роботи ради за допомогою системи моніторингу, інтегрованої у СЕД на основі даних з РМК. Відповідна система забезпечує оперативний доступ до всієї інформації про стан виконання будь-якого документа, щодо якого здійснюється моніторинг та методичний аналіз відповідних даних.

Моніторинг проводиться через збір, обробку та систематизацію інформації про стан виконання контрольних документів, управлінських рішень за визначеними індикаторами.

  1. Індикаторами стану виконання контрольних документів, управлінських рішень є момент закінчення визначених дій, наприклад: накладення електронної резолюції, створення документа, погодження документа, підписання документа, реєстрація та відправлення документа тощо (додаток 3 до цієї Інструкції).
  2. Відділ забезпечення роботи ради під час моніторингу перевіряє:

- правильність вказаного номера звернення, на яке надається відповідь;

- правильність вказаного адресата;

- правильність вказаної адреси;

- правильність вибору способу надання відповіді (звичайна пошта, е-пошта, наручно тощо);

- дотриманість строків надання відповіді;

- виконання всіх поставлених у зверненні завдань (клопотання, прохання);

- наявність роз’яснень на всі поставлені запитання;

- повернення громадянину після розгляду скарги, документів долучених до скарги;

- наявність повідомлення заявника про продовження терміну розгляду звернення;

- наявність роз’яснення порядку оскарження прийнятого управлінського рішення (для звернень, інформаційних запитів);

- підписання відповіді належною посадовою особою (для скарг, депутатських звернень та запитів, звернень окремих категорій громадян);

- виконання завдання по резолюції керівника.

  1. Індикатори стану виконання контрольних документів та інші дані, необхідні для моніторингу, вносяться в автоматичному режимі залежно від обраного статусу призначення документа та/або автоматизованому режимі до РМК під час вхідної реєстрації документа, керівником під час первинного розгляду або автором документа під час його створення.
  2. Якщо документ містить кілька окремих управлінських завдань, моніторинг виконання цих завдань здійснюється в одній РМК.
  3. Моніторинг за виконанням контрольних документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного і належного їх виконання.
  4. Управління ЦІПК при необхідності надає консультативну допомогу структурним підрозділам виконавчих органів в організації моніторингу в СЕД.
  5. Види моніторингу:

- аналіз наданої відповіді;

- контроль за дотриманням строків.

  1. Основними формами моніторингу є:

- отримання інформації про дотримання строків виконання контрольних документів з використанням СЕД;

- отримання від керівників структурних підрозділів виконавчих органів (у разі потреби – виконавців) інформації про стан виконання контрольних документів.

  1. Взяття документа на контроль здійснюється автоматично в СЕД в залежності від виду вхідного документу та при необхідності на підставі резолюції керівника, який здійснив первинний розгляд документа відповідно до розподілу функціональних повноважень.
  2. Кінцевим терміном виконання документа є останній день строку, зазначеного у резолюції або РМК.
  3. Головний виконавець організовує та безпосередньо відповідає за своєчасне та належне виконання у повному обсязі контрольного документа. У разі розбіжностей позицій співвиконавців щодо порушеного питання головний виконавець завчасно узгоджує їх, а у разі непогодження – доповідає керівнику, який здійснив первинний розгляд документа.
  4. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою оброблення інформації, внесеної до СЕД.
  5. За потреби продовження строку виконання контрольного документа (якщо це не суперечить вимогам законодавства) головний виконавець за три робочі дні до закінчення строку (а щодо термінових документів – за один день) скеровує керівнику, який здійснив первинний розгляд документа доповідну записку з обгрунтуванням неможливості виконання контрольного документа у встановлені строки або необхідності зняття його з контролю.
  6. У разі зміни строків виконання індикатора у РМК проставляється новий строк визначеного індикатора та зазначається причина його зміни.
  7. Відділ забезпечення роботи ради після виконання документа перевіряє відповідність кінцевого результату поставленому завданню, за результатом чого документ передається на підпис відповідної посадової особи.
  8. Надсилання запитів з метою збору додаткових даних та з’ясування питань, необхідних для виконання завдань, надсилання документа, підготовленого для відповіді, на узгодження (візування), а також передоручення виконання документа іншому структурному підрозділу виконавчих органів не є підставою для зняття його з контролю.
  9. Документ не знімається з контролю також у разі, якщо результат його виконання скеровано на підпис керівнику або повернуто на доопрацювання.
  10. Документ вважається виконаним тоді, коли вирішено всі поставлені у ньому завдання, підготовлено відповідні підсумкові документи, про що (у разі встановлення такої вимоги) поінформовано керівника, який накладав резолюцію.

Про результати виконання контрольного документа вноситься відповідна інформація до РМК у СЕД.

  1. Після виконання документ знімається з контролю. Відділ забезпечення роботи ради проставляє результат виконання контрольних документів (вирішено позитивно, відмовлено у задоволенні, дано роз’яснення тощо).
  2. Днем виконання завдань, визначених у актах органів державної влади і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, іншої кореспонденції вважається день надсилання електронного документа через систему взаємодії, а у разі наявності обгрунтованих підстав для документування управлінської інформації у паперовій формі (документи, які містять інформацію з обмеженим доступом, вимога щодо захисту якої встановлена законом; електронні документи, які не можуть бути застосовані як оригінал згідно з вимогами закону; документи, вимога щодо опрацювання яких у паперовій формі встановлена актами Кабінету Міністрів України) – день отримання документа адресатом.
  3. Виконавчі органи письмово звітують про виконання визначеного завдання лише у разі, якщо керівник, який здійснив первинний розгляд документа, або служба контролю встановлюють такі вимоги.
  4. У разі виявлення фактів невиконання (неналежного виконання) контрольних документів відділ забезпечення роботи ради доповідає про це керівнику, який здійснив первинний розгляд документа, для вжиття відповідних заходів реагування.
  5. У виконавчих органах щокварталу та щороку аналізується стан виконавської дисципліни та вживаються необхідні заходи щодо усунення виявлених недоліків, про що відділ забезпечення роботи ради складає відповідну довідку керівнику виконавчого органу.
  6. У разі потреби відділ забезпечення роботи ради готує матеріали до нарад з питань виконавської дисципліни.
  7. У СЕД автоматично формується інформація головним виконавцям про контрольні документи, строк виконання яких надходить.

 

Особливості здійснення моніторингу документів та строки виконання

  1. Контроль за виконанням документів здійснюється на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань).

Строки виконання контрольних документів обчислюються у годинах, календарних/робочих днях, тижнях, місяцях, роках, починаючи з дати їх реєстрації, якщо інше не встановлено нормами законодавства.

Строк виконання встановлюється безпосередньо у контрольному документі чи резолюції керівника, який здійснив первинний розгляд документа відповідно до розподілу функціональних повноважень.

Якщо строк виконання обчислюється годинами, його перебіг починається з моменту проставлення резолюції. Строк, визначений роками, спливає у відповідні місяць і число останнього року строку. Строк, визначений місяцями, спливає у відповідне число останнього місяця строку. До строку у півроку або квартал року застосовуються правила про строки, визначені місяцями. При цьому відлік кварталів ведеться з початку року. Строк, визначений у півмісяця, дорівнює п’ятнадцяти дням. Якщо закінчення строку, визначеного місяцем, припадає на такий місяць, у якому немає відповідного числа, строк спливає в останній день цього місяця. Строк, визначений тижнями, спливає у відповідний день останнього тижня строку. Якщо останній день строку припадає на вихідний, святковий або інший неробочий день, днем закінчення строку є перший за ним робочий день.

  1. Строки бувають типовими (встановлюються законодавством) та індивідуальними (встановлюються керівником, який здійснив первинний розгляд документа відповідно до розподілу функціональних повноважень).

Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише відповідно до резолюції керівника, який здійснив первинний розгляд документа, а у разі його відсутності – посадової особи, яка його заміщає.

  1. Якщо у резолюції або безпосередньо у документі термін виконання не зазначено, документ має бути виконано не пізніше ніж за 30 днів з моменту реєстрації документа у Белзькій міській раді Львівської області, якщо законодавством не встановлено інший строк розгляду.
  2. У разі наявності у резолюції слова “терміново“ встановлюється найстисліший реальний строк виконання, який не повинен перевищувати трьох днів з дня накладення резолюції, а слова “невідкладно“ – першочергово, але не пізніше наступного робочого дня або встановленого часу наступного робочого дня.
  3. Якщо у документі містяться вимоги щодо прискорення його виконання (“негайно“, “у найстисліший термін“, “у стислі строки“ тощо), кінцевий строк виконання документа обов’язково встановлює керівник, який здійснює первинний розгляд документа, у тексті резолюції.
  4. У разі встановлення строку виконання запитів і звернень народних депутатів України:

1) посадова особа, якій адресований запит зобов’язана повідомити народного депутата України у письмовій формі про результати розгляду його запиту у п’ятнадцятиденний строк з дня його отримання або в інший встановлений Верховною Радою України строк.

Якщо запит з об’єктивних причин не може бути розглянуто у встановлений строк, посадова особа, якій адресований запит, письмово повідомляє про це народного депутата України, який вніс запит, пропонуючи продовжити строк, який не повинен перевищувати одного місяця після отримання запиту;

2) депутатське звернення розглядається протягом 10 днів з моменту його реєстрації у Белзькій міській раді Львівської області. У разі неможливості розгляду такого звернення у визначений строк народного депутата України повідомляють про це офіційним листом з викладенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з врахуванням продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його отримання.

Вмотивована відповідь на депутатське звернення повинна бути надіслана народному депутату України в обов’язковому порядку за підписом посадової особи, якій адресоване звернення.

Звернення комітету Верховної Ради України розглядається у порядку, встановленому для розгляду депутатського звернення.

  1. У разі встановлення строку виконання запитів і звернень депутатів місцевих рад:

1) посадова особа, якій адресований запит, зобов’язана повідомити депутата місцевої ради у письмовій формі про результати розгляду його запиту у п’ятнадцятиденний строк з дня його отримання або в інший встановлений місцевою радою строк.

Якщо запит з об’єктивних причин не може бути розглянуто у встановлений строк, посадова особа, якій адресований запит, письмово повідомляє про це депутата місцевої ради, який вніс запит, пропонуючи продовжити строк, який не повинен перевищувати одного місяця після отримання запиту.

2) депутатське звернення розглядається протягом 10 днів з моменту його реєстрації у Белзькій міській раді Львівської області. У разі неможливості розгляду такого звернення у визначений строк депутата місцевої ради повідомляють про це офіційним листом з викладенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з врахуванням продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його отримання.

Відповідь надається в обов’язковому порядку за підписом посадової особи, якій адресоване звернення.

Звернення постійної депутатської комісії розглядається у порядку, встановленому для розгляду депутатського звернення.

  1. Виконання звернень органів досудового розслідування, прокуратури та судів здійснюється у найкоротший можливий строк, але не пізніше ніж протягом трьох робочих днів з дня надходження звернення або в інший більш тривалий строк, зазначений у ньому. Цей строк може бути продовжений за погодженням з органом досудового розслідування, прокуратури та судом.
  2. Телеграми розглядаються у десятиденний строк, а ті, які потребують термінового вирішення – до двох днів з дати реєстрації їх у Белзькій міській раді Львівської області
  3. Відповіді на інформаційні запити надаються не пізніше п’яти робочих днів з дати їх реєстрації у Белзькій міській раді Львівської області

У разі, якщо інформаційний запит стосується надання значного обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, строк розгляду інформаційного запиту може бути продовжено до двадцяти робочих днів з обґрунтуванням причин такого продовження, про що запитувач письмово повідомляється не пізніше п’яти робочих днів з дати реєстрації інформаційного запиту у Белзькій міській раді Львівської області

  1. У разі встановлення контрольним документом періодичного моніторингу:

1) строк виконання “щомісяця“ – 10 число місяця, наступного за звітним;

2) строк виконання “щокварталу, щопівроку або щороку“ – 15 число місяця, наступного за звітним;

3) строк виконання “січень – грудень“, “вересень – серпень“ або “протягом року“ тощо – останній день останнього місяця визначеного періоду. Допускається встановлення проміжних контрольних строків з боку відповідального за здійснення моніторингу для забезпечення попереднього моніторингу або для підготовки інформації про хід виконання відповідного завдання (щотижня, щомісяця, щокварталу тощо);

4) постійний контроль – термін визначає відділ забезпечення роботи ради (щодня, щотижня, щодекади тощо).

  1. Закінченням строку дії періодичних завдань (щотижня, щомісяця, щокварталу тощо) вважається кінець поточного року, протягом якого вони встановлені, якщо інше не передбачено у самих завданнях.
  2. Для забезпечення вчасного виконання контрольних документів відділ забезпечення роботи ради може встановлювати термін виконання – за два дні до закінчення встановленого законодавством строку виконання, а щодо термінових документів – за один день.

При цьому порушенням строку виконання вважається порушення строку, встановленого безпосередньо законодавством України, або строку, зазначеного у відповідній резолюції.

 

  1. VI. СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ТА ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ У ДІЛОВОДСТВІ

Складення номенклатури справ

  1. Номенклатура справ призначена для встановлення єдиного порядку формування справ для документів, створених у електронній та паперовій формах, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

До номенклатури справ включаються назви справ, які формуються та відображають всі етапи роботи, яка документується, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів.

Строки зберігання документів (належність до справи) визначаються під час реєстрації (для вхідних документів) або створення проекту документа автором згідно із затвердженим Міністерством юстиції України переліком типових документів, які створюються під час діяльності із зазначенням строків зберігання документів.

  1. Складаються та ведуться номенклатури справ структурних підрозділів і зведена номенклатура справ Белзької міської ради Львівської області
  2. Номенклатура справ структурного підрозділу створюється у електронній формі (додаток 4 до цієї Інструкції) посадовою особою, відповідальною за діловодство, не пізніше 15 листопада поточного року. Візуалізація номенклатури справ структурного підрозділу здійснюється за автоматично генерованою формою, визначеною Інструкцією з діловодства.
  3. Методична допомога у складенні номенклатури справ надається відділом міського архіву.
  4. Зведена номенклатура справ формується СЕД у автоматизованому режимі (додаток 5 до цієї Інструкції) на основі номенклатур справ структурних підрозділів у електронній формі.
  5. На підставі зведеної номенклатури справ у електронній формі СЕД автоматично здійснює її візуалізацію за формою, визначеною Інструкцією з діловодства, яка друкується та подається на схвалення експертно-перевірній комісії державного архіву.
  6. Зведена номенклатура справ зберігається та використовується СЕД для автоматизації процесів формування документів у справи.
  7. Зведена номенклатура справ наприкінці кожного року (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться у дію з 1 січня наступного календарного року.
  8. У СЕД номенклатура справ представлена у формі електронної таблиці (додатки 4 і 5 до цієї Інструкції). Графи таблиці заповнюються таким чином:

- у графі 0 (лише для зведеної номенклатури справ) проставляється назва структурного підрозділу, до якого відносяться записи про відповідні справи;

- у графі 1 проставляється індекс кожної справи;

- у графу 2 включаються заголовки справ (тому, частини);

- у графі 3, яка заповнюється наприкінці календарного року, зазначається кількість справ (томів, частин);

- у графі 4 зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання;

- у графі 5 робляться позначки про перехідні справи; про справи, які ведуться у паперовій формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передавання справ до архівного підрозділу установи чи інших установ для їх продовження тощо.

  1. Наприкінці року до номенклатури справ структурного підрозділу та зведеної номенклатури справ складаються підсумкові записи в електронній формі про кількість фактично заведених справ та підписуються відповідальними особами згідно з Інструкцією з діловодства.

 

Формування електронних справ

  1. Групування виконаних документів у електронні справи здійснюється централізовано у СЕД відповідно до номенклатури справ.
  2. Формування електронних справ здійснюється у СЕД в автоматизованому режимі на підставі індексу електронної справи.
  3. Електронні документи, які віднесені до однієї електронної справи, мають бути логічно пов’язані між собою за допомогою відомостей про них у СЕД.
  4. Під час формування електронних справ слід дотримуватися загальних правил з врахуванням таких вимог:

- групувати в електронні справи документи, виконані протягом одного календарного року, крім перехідних електронних справ (ведуться протягом кількох років);

- документ-відповідь групується за ініціативним документом;

- включати в електронні справи лише оригінали електронних документів чи їх примірники або у разі їх відсутності засвідчені у встановленому порядку копії документів, зокрема електронні копії паперових оригіналів та електронні копії електронних документів;

- обсяг електронної справи не обмежується кількістю електронних документів;

- обсяг електронної справи (кількість документів), що містить документи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання, повинен відповідати обсягу справи, сформованої з паперових примірників електронного документа.

Для документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання, створених на виконання вхідного електронного документа, головним виконавцем виготовляється паперова копія цього вхідного документа, яка зберігається у структурному підрозділі та формується у справу відповідно до затвердженої номенклатури справ.

  1. Методичне керівництво та нагляд за формуванням електронних справ у Белзькій міській раді Львівської областіта її структурних підрозділах здійснюють відділ забезпечення роботи ради та архівний відділ.

 

Зберігання електронних документів в установах

  1. У Белзькій міській раді Львівської області здійснюється централізоване зберігання електронних документів.
  2. Документи з часу створення (надходження), а також всі відомості про них до передавання їх на постійне зберігання або до їх знищення у встановленому порядку зберігаються у СЕД , логічно згруповані у справи згідно з номенклатурою справ.

Аудіовізуальні документи (аудіо- та відеозаписи) засідань колегіального органу, робочої групи у разі їх створення зберігаються у СЕД. Секретар колегіального органу або уповноважена особа робочої групи відповідає за їх додавання у СЕД.

  1. За доступність, цілісність та відтворюваність електронних документів і електронних справ, які зберігаються у СЕД, відповідає управління ЦІПК.
  2. Працівники мають доступ до електронних справ через СЕД відповідно до прав, визначених розпорядчим документом.
  3. У разі звернення до Белзької міської ради уповноваженої особи на підставі оригіналу ухвали слідчого, судді, суду щодо надання тимчасового доступу до документів керівник невідкладно видає доручення службі діловодства та структурному підрозділу забезпечити виконання ухвали. У межах реалізації доручення відповідна особа загального відділу:

- створює та реєструє копію ухвали слідчого судді, суду після пред’явлення оригіналу такої ухвали;

- надає особі, зазначеній в ухвалі, тимчасовий доступ до документів, зокрема можливість ознайомлення з ними, виготовлення паперових копій відповідних електронних документів або у разі, якщо в ухвалі передбачено їх вилучення (здійснення виїмки) – створення електронних примірників відповідних електронних документів;

- надає допомогу у складенні опису електронних документів, що вилучаються (виїмка яких здійснюється), який залишається в установі.

Про вилучення електронних документів складається акт (протокол) у двох примірниках, перший з яких залишається в установі, а другий – передається відповідальній особі, зазначеній в ухвалі.

 

VII. ПОРЯДОК ПІДГОТОВКИ ЕЛЕКТРОННИХ СПРАВ ДО ПЕРЕДАВАННЯ ДЛЯ АРХІВНОГО ЗБЕРІГАННЯ

Експертиза цінності документів

  1. Експертиза цінності документів в електронній формі проводиться відповідно до законодавства у сфері архівної справи та діловодства за тими ж правилами, принципами та критеріями, що і документів у паперовій формі.
  2. Експертиза цінності документів проводиться в електронній формі, крім документів, визначених абзацами другим - п’ятим пункту 3 цієї Інструкції.
  3. Під час проведення експертизи цінності електронних документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання для надання доступу працівникам архівного підрозділу, блокування права інших працівників на редагування РМК документів, які передаються на архівне зберігання, вилучення для знищення документів і електронних справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.
  4. За результатами експертизи цінності електронних документів у структурному підрозділі особою, відповідальною за діловодство у підрозділі, до 31 грудня наступного року в електронній формі складаються: описи електронних справ постійного, тривалого (понад 10 років) строків зберігання, а також готуються пропозиції до акта про вилучення для знищення документів, невнесених до Національного архівного фонду, до яких включаються електронні справи з документами у паперовій формі.

Описи електронних справ структурного підрозділу і пропозиції до акта про вилучення для знищення документів візуються укладачем опису та підписуються керівником структурного підрозділу.

  1. На підставі електронних описів електронних справ структурного підрозділу та пропозицій до акта про вилучення для знищення документів архівним підрозділом в електронній формі після прийняття до архівного підрозділу документів структурних підрозділів складаються електронні описи електронних справ постійного, тривалого (понад 10 років) строків зберігання (додаток 6 до цієї Інструкції) та акт в електронній формі про вилучення для знищення документів, невнесених до Національного архівного фонду (додаток 7 до цієї Інструкції).
  2. На підставі складених в електронній формі описів справ та акта про вилучення для знищення документів СЕД автоматично здійснює їх візуалізацію за формою, визначеною Інструкцією з діловодства, яка у разі необхідності може бути роздрукована.

Процедура знищення електронних документів визначається Інструкцією з діловодства.

Акт про вилучення для знищення документів, які зберігаються в електронній формі, створюється лише в електронній формі.

Номер та дата акта про вилучення для знищення документів присвоюються СЕД після його затвердження в електронній формі.

  1. У разі, якщо для документа за результатами проведеної експертизи цінності визначено постійний строк зберігання відповідальною особою виготовляється паперова копія такого документа з візуалізацією реквізитів підпису особи, що підписувала даний електронний документ, яка засвідчується печаткою установи.
  2. Методичну допомогу у складенні описів електронних справ надає відділ забезпечення роботи ради та відділ міського архіву.
  3. За результатами проведеної експертизи цінності відібрані електронні справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання потребують створення паперового примірника електронної справи, засвідченого згідно з Інструкцією з діловодства.

Паперові примірники електронної справи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання створюють відповідальні працівники структурних підрозділів, які формували відповідні електронні справи. У разі реорганізації чи ліквідації структурного підрозділу зазначені примірники створюють відповідальні особи їх правонаступників.

У разі ліквідації структурного підрозділу без визначення правонаступника експертиза цінності та створення зазначених примірників здійснюється у процесі ліквідації структурного підрозділу під час підготовки справ підрозділу для передавання до архівного підрозділу установи. У такому разі документи тимчасового зберігання знищуються достроково, одразу після експертизи цінності.

  1. Підготовка до передавання в архівний відділ паперових примірників електронних справ структурними підрозділами здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства.
  2. Для підготовки електронної справи для передавання до архівного відділу в автоматизованому режимі оформлюється електронна інформаційна картка архівної справи (обкладинка справи), яка містить такі відомості:

- найменування структурного підрозділу;

- індекс електронної справи;

- номер тому електронної справи;

- заголовок електронної справи (тому, частини);

- кількість електронних документів;

- період формування справи;

- строк зберігання справи;

- електронний опис документів справи (внутрішній);

- відмітку про приймання-передавання електронної справи до архівного підрозділу установи.

  1. Створення обкладинки справи завершується візуванням діловодом структурного підрозділу та підписанням керівником відділу міського архіву.
  2. Форма обкладинки справи та візуалізація її відомостей визначається Інструкцією з діловодства з врахуванням архівних правил.

 

Передавання електронних справ до архівного підрозділу установи

  1. Передавання електронних справ до загального відділу полягає у наданні доступу працівникам загального та обмеження доступу (лише правом перегляду) до електронних справ іншим працівникам.
  2. Передавання електронних справ до загального відділу здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим міським головою або його заступником, але не раніше двох років з дати завершення електронних справ у діловодстві.

Надання доступу працівникам загального відділу здійснюється згідно з зазначеним графіком у автоматизованому режимі управління ЦІПК.

  1. Електронні справи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання передаються до архівного підрозділу за електронними описами в електронній формі.
  2. Під час приймання електронних справ загальним відділом проводиться перевірка електронних документів кожної справи на наявність кваліфікованих електронних підписів, кваліфікованих електронних позначок часу та цілісність даних. Перевірка здійснюється в автоматизованому режимі за внутрішнім описом електронної справи. Після внесення працівником загального відділу до РМК електронної справи відмітки про прийняття електронної справи до загального відділу СЕД автоматично обмежується іншим працівникам право доступу до цих електронних справ.

Якщо під час приймання-передавання електронних справ відділ забезпечення роботи ради виявив недоліки, працівник структурного підрозділу повинен вжити заходів для усунення таких недоліків.

 

 

                   Міський голова                                            Оксана БЕРЕЗА

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 1 

до Інструкції з документування

управлінської інформації в

електронній формі та

організації роботи з

електронними документами в

діловодстві, електронного

міжвідомчого обміну у

Белзькій міській раді Львівської областіта її 

виконавчих органах, комунальних підприємствах, установах, організаціях 

 

ПІДСУМКОВІ ДАНІ

обліку обсягу документообігу

за період з  __________________р. по _______________ р.

 

Документи

Всього

Кількість документів, з них :

в електронній формі

у паперовій формі (стор.)

Вхідні

      

Вихідні         

      

Внутрішні

      

Всього:

      

 

               

                                      

                             

                   Міський голова                                            Оксана БЕРЕЗА

 

Дата генерації: __.__.____ р. 










 

 

Додаток 2 

до Інструкції з документування

управлінської інформації в

електронній формі та

організації роботи з

електронними документами в

діловодстві, електронного

міжвідомчого обміну у

Белзькій міській раді Львівської областіта її 

виконавчих органах, комунальних підприємствах, установах, організаціях 

 

ЖУРНАЛ

реєстрації відряджень

 

№

з/п

Прізвище особи, 

яка відряджається

Посада

Місце відряд-

ження

Дата  і

номер розпоряд-ження

Дата відбуття

Дата прибуття

Прізвище особи, яка заміщує


         

         

         

                   Міський голова                                            Оксана БЕРЕЗА

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 3 

до Інструкції з документування

управлінської інформації в

електронній формі та

організації роботи з

електронними документами в

діловодстві, електронного

міжвідомчого обміну у

Белзькій міській раді Львівської областіта її 

виконавчих органах, комунальних підприємствах, установах, організаціях

 

ІНДИКАТОРИ

стану виконання документів

 

№ з/п

Етап проходження документа

Термін виконання

1.

Реєстрація

1 день

2.

Первинний розгляд документа

не пізніше наступного дня від дня реєстрації

3.

Призначення виконавця

не пізніше наступного дня від дня реєстрації

4.

Підготовка відповіді

не пізніше 25 дня від дня реєстрації
 

Перевірка відповіді службою контролю

не пізніше 27 дня від дня реєстрації

5.

Підписання відповіді

не пізніше 30 дня від дня реєстрації

6.

Реєстрація відповіді

не пізніше 30 дня від дня реєстрації

7.

Відправка відповіді

не пізніше 30 дня від дня реєстрації

8.

Скерування виконаного документа до справи

не пізніше 30 дня від дня реєстрації

                                  

                   


                   Міський голова                                            Оксана БЕРЕЗА

 

 

 

Додаток 4 

до Інструкції з документування

управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в

діловодстві, електронного

міжвідомчого обміну у

Белзькій міській раді Львівської областіта її виконавчих органах, комунальних підприємствах, установах, організаціях

 

ФОРМА

електронної таблиці номенклатури справ структурного підрозділу

Підрозділ:  Управління

Розділ:        Відділ офіційного листування та перекладу

Рік:    20__

Протокол ЕК:       № _____ від __________ 20__

Індекс справи       Заголовок справи Кількість справ

(томів)        Строк зберігання Робочі позначки

                                      

Підсумковий запис 

          Разом          Перехідні    ЕПК

Всього справ                           

з них                    

кількість справ постійного зберігання                         

кількість справ тривалого зберігання                           

кількість справ тимчасового зберігання                      

Кваліфіковані електронні підписи* 

(посада)      (кваліфікована електронна 

позначка часу)     (статус)

головний спеціаліст       __:__ __.__.20__  підтверджено

керівник архівного підрозділу         __:__ __.__.20__  підтверджено

начальник управління   __:__ __.__.20__  підтверджено

 

Примітка:

* Вимагаються кваліфіковані електронні підписи особи, відповідальної за діловодство у підрозділі укладання, якою сформовано таблицю (складено номенклатуру), керівника підрозділу укладання та відповідального (уповноваженого) працівника архівного підрозділу установи. Підтвердження та реквізити посадової особи – підписувача візуалізуються системою під час перевірки відповідного кваліфікованого електронного підпису.

 

 

                  Міський голова                                            Оксана БЕРЕЗА

 

Додаток 5

до Інструкції з документування

управлінської інформації в

електронній формі та організації роботи зелектронними документами

в діловодстві, електронного

міжвідомчого обміну у Белзькій міській раді Львівської областіта її виконавчих органах, комунальних підприємствах, установах, організаціях

 

ФОРМА

електронної таблиці зведеної номенклатури справ установи

Установа:    ___________________________ міська рада

Рік:    20__

Протокол ЕК:       № ________ від ______ 20__

Протокол ЕПК:    № ________ від ______ 20__

Розділ:        Департамент, який забезпечує діловодство*

Розділ         Індекс справи       Заголовок справи

(тому)         Кількість справ

(томів)        Строк зберігання Робочі позначки

 

Підсумковий запис 

          Разом          Перехідні    ЕПК

Всього справ                           

з них                    

кількість справ постійного зберігання                         

кількість справ тривалого зберігання                           

кількість справ тимчасового зберігання                      

Кваліфіковані електронні підписи** 

(посада)      (кваліфікована електронна 

позначка часу)     (статус)

головний спеціаліст       __:__ __.__.20__  підтверджено

керівник архівного підрозділу         __:__ __.__.20__  підтверджено

керівник служби діловодства __:__ __.__.20__  підтверджено

 

Примітка:

* Інструмент фіксованого відбору даних зведеної номенклатури справ для поточного відображення (варіанти відбору: всі підрозділи, департамент, який забезпечує діловодство).

** Вимагаються кваліфіковані електронні підписи відповідального (уповноваженого) працівника архівного підрозділу установи, яким сформовано таблицю (складено номенклатуру), керівника архівного підрозділу установи, керівника служби діловодства та керівника установи. Підтвердження та реквізити посадової особи – підписувача візуалізуються системою під час перевірки відповідного кваліфікованого електронного підпису.

                   Міський голова                                            Оксана БЕРЕЗА

Додаток 6 

до Інструкції з документування

управлінської інформації в

електронній формі та організації

роботи з електронними документами 

в діловодстві, електронного

міжвідомчого обміну у Белзькій міській раді Львівської областіта її  виконавчих органах, комунальних підприємствах, установах, організаціях

 

ФОРМА

для внесення даних опису справ в електронну таблицю системи електронного документообігу

Установа:    ___________________________ міська рада 

Підрозділ:  Управління 

Рік:    20__

Протокол ЕК:       № _____ від _______20__*

Протокол ЕПК:    № _____ від _______20__**

Індекс справи       Заголовок справи (тому)        Дата

початку       Дата 

закінчення  Кількість сторінок         Строк зберігання Робочі позначки

У цей опис включено    __ справ з № __-__ по № __-__

Пропущено справи        № __-__ і __-__

Передано за описом      __ справ

Кваліфіковані електронні підписи*** 

(посада)      (кваліфікована електронна 

позначка часу)     (статус)

головний спеціаліст       __:__ __.__.20__  підтверджено

керівник підрозділу укладання*      __:__ __.__.20__  підтверджено

керівник архівного підрозділу         __:__ __.__.20__  підтверджено

керівник служби діловодства**       __:__ __.__.20__  підтверджено

 

Примітка:

* Для опису справ підрозділу. 

** Для зведеного опису справ установи. 

*** Для зведеного опису справ установи вимагаються кваліфіковані електронні підписи відповідального (уповноваженого) працівника архівного підрозділу установи, яким сформовано таблицю (складено опис), керівника архівного підрозділу установи та керівника служби діловодства. Для опису справ підрозділу вимагаються кваліфіковані електронні підписи особи, відповідальної за діловодство у підрозділі укладання, якою сформовано таблицю (складено опис), керівника архівного підрозділу установи та керівника підрозділу укладання. Підтвердження та реквізити посадової особи-підписувача візуалізуються системою під час перевірки відповідного кваліфікованого електронного підпису.

 

                   Міський голова                                            Оксана БЕРЕЗА

Додаток 7

до Інструкції з документування

управлінської інформації в

електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного

міжвідомчого обміну у

Белзькій міській раді Львівської областіта її

виконавчих органах

ФОРМА

для внесення даних акта про вилучення для знищення документів

в електронну таблицю системи електронного документообігу

АКТ

про вилучення для знищення документів

Номер акта:          ____

Дата акта:   _____ 20__

Установа:    ___________________________ міська рада

Підрозділ:  Підрозділ укладання

Підстава:   

протокол ЕПК:     № _____ від _______20__

Індекс справи       Заголовок справи (тому)        Дата початку          Дата закінчення   Кількість справ (томів) Строк зберігання          Робочі позначки

Разом до знищення        __ справ за 20__-20__ рік

Кількість документів    ______ (словами)

Приймально-здавальна накладна:    № ___ від ________20__*

Метод знищення  видалення з бази даних

Кваліфіковані електронні підписи 

(посада)      (кваліфікована електронна 

позначка часу)     (статус)

головний спеціаліст**   __:__ __.__.20__  підтверджено

головний спеціаліст*** __:__ __.__.20__  підтверджено

керівник підрозділу укладання        __:__ __.__.20__  підтверджено

керівник служби діловодства __:__ __.__.20__  підтверджено

керівник****        __:__ __.__.20__  підтверджено

головний спеціаліст*****       __:__ __.__.20__  підтверджено

 

Примітка:

* Необов’язкове поле.

** Особа відповідальна за діловодство у підрозділі укладання, якою сформовано таблицю (складено акт). 

*** Посадова особа, яка проводила експертизу цінності. 

**** Керівник. 

***** Особа служби інформаційних технологій, яка знищила (у разі наявності кваліфікованого електронного підпису).

                 Міський голова                                            Оксана БЕРЕЗА

Номер рішення 84
Дата прийняття рішення 2023-09-27
Поширити: